ERP mi Özel Yazılım mı? Hangisi Size Uygun

ERP teklifi alan çoğu firma bir noktada aynı soruyu soruyor. Bu sistemin yapabildiklerinin ne kadarını gerçekten kullanacağız?

Soru haklı. ERP kurulumlarının uzamasının sebebi genelde yazılımın kötü olması değil. Firmanın kendi işleyişini yazılımın kalıbına sokmaya çalışması.

Baştan söyleyelim, biz ERP satmıyoruz. Yaptığımız şey firmanın gerçekten kullandığı parçaları ayrı ayrı kurmak. Ama bazı firmalar için doğru cevap gerçekten ERP oluyor ve bunu da açıkça söylüyoruz. Aşağıda ikisinin de nerede kazandığını yazdık.

Karar aslında yazılımla ilgili değil

Doğru soru hangisinin daha iyi olduğu değil. Doğru soru şu. Sizi rakibinizden ayıran şey nedir?

Eğer süreçleriniz sektörün standardıysa, yani herkes gibi sipariş alıyor, herkes gibi stok tutuyor ve herkes gibi fatura kesiyorsanız, ERP daha ucuz ve daha hızlı. O standardı zaten içinde taşıyor ve siz sıfırdan kurmuyorsunuz.

Ama sizi farklı kılan şey süreçlerinizse, ERP o farkı standarda çeviriyor. Müşterinize göre değişen bir fiyatlandırmanız, kendinize özgü bir üretim akışınız ya da sektörde kimsenin yapmadığı bir hizmet modeliniz varsa, o fark yazılımın içinde yaşamalı. Hazır bir sistemde o fark ya kayboluyor ya da yazılımın dışında Excel dosyalarında yaşamaya devam ediyor.

Maliyeti doğru karşılaştırmak

ERP lisansı genelde kullanıcı başına ve aylık. Yani ekip büyüdükçe maliyet de büyüyor. Depoya iki kişi daha aldığınızda faturaya iki satır daha ekleniyor.

Özel yazılımda maliyetin büyük kısmı bir kerelik. Sonrasında bakım ve geliştirme var ama kullanıcı sayısına bağlı bir kalem yok.

Kısa vadede ERP daha ucuz görünüyor. Uzun vadede hesap değişebiliyor. Dürüst karşılaştırma üç yıllık toplam üzerinden yapılıyor ve o hesaba lisansın yanında kurulum süresi, danışmanlık ve ekibin alışma süresi de giriyor. Bu üçü genelde teklifte görünmüyor.

İhtiyacınız kadar sistem

Üç işi çözmek için on beş modül öğrenmek zorunda değilsiniz. Sipariş, stok ve tahsilat lazımsa yalnız onlar kurulabiliyor.

Kullanılmayan modülün maliyeti sıfır değil. Ekranda yer kaplıyor, eğitimde anlatılıyor, güncellemede test ediliyor ve kimse açmıyor. Biz bir modülü, ilk modül gerçekten kullanılmaya başlamadan yazmıyoruz.

Mevcut ERP'yi atmak gerekmiyor

En sık kurduğumuz yapı bu aslında. Firmada zaten bir ERP ya da muhasebe programı var ve resmi defteri o tutuyor. Onu değiştirmek kendi başına bir risk ve çoğu zaman gereksiz.

Biz eksik kalan parçayı yazıyoruz ve aradaki aktarımı kuruyoruz. Baştan kararlaştırılması gereken tek şey hangi tarafın doğruyu söylediği. Yani aynı kaydı ikisi birden değiştirdiğinde hangisi kazanacak? Bu soru cevaplanmazsa iki sistem birbirinden habersiz ayrışmaya başlıyor ve altı ay sonra hangisine güveneceğinizi bilemiyorsunuz.

Ne zaman ERP doğru seçim

Bunu söylemek işimize gelmiyor ama yanlış yöne gitmenize izin vermek daha pahalı.

Çok lokasyonlu üretim yapıyorsanız, karmaşık maliyet muhasebeniz varsa ya da sektörünüzün zorunlu tuttuğu yasal raporlamalar varsa, olgun bir ERP daha doğru. O raporları sıfırdan yazmak hem uzun sürüyor hem de mevzuat değiştiğinde bakım yükü size kalıyor. ERP sağlayıcısı o yükü zaten taşıyor.

Nereden başlanır

İlk iş hangi işin gerçekten yazılım istediğini ölçmek. Hepsi istemiyor. Ayda bir yapılan bir iş için ekran yazmak, o işi yapan kişinin hayatını kolaylaştırmıyor.

Sonra tek bir modülle başlıyoruz ve o gerçekten kullanılana kadar ikincisine geçmiyoruz. Aynı anda beş modül açmak, beşinin de yarım kalması demek.

Süreyi belirleyen şey genelde kod değil. Mevcut verinin durumu ve kararların ne kadar hızlı verildiği belirliyor. Aynı ürünün üç farklı adla kayıtlı olması, bizim en sık karşılaştığımız gecikme sebebi.

Kullanıcı sayısı arttığında ne oluyor

Bu kalem teklif aşamasında genelde konuşulmuyor ama üç yıl sonra faturanın en büyük kalemi haline gelebiliyor.

Diyelim on kişiyle başladınız. Depoya üç kişi, muhasebeye bir kişi eklendi. Şubeyi açtınız, orada da dört kişi oldu. On sekiz kullanıcıya çıktınız ve lisans kaleminiz neredeyse iki katına geldi. Oysa yazılımda değişen bir şey yok.

Kendi sisteminizde depo görevlisi eklemek yeni bir hesap açmak demek, yeni bir maliyet değil. Bu, personel devir hızı yüksek işlerde belirgin bir fark yaratıyor.

Veri kimde duruyor

Bulutta çalışan bir ERP'de veritabanı sağlayıcıda. Bu tek başına kötü bir şey değil, çoğu zaman daha güvenli bile oluyor çünkü yedekleme ve bakım onların işi.

Sorun çıkış anında görünüyor. Sağlayıcı değiştirmek istediğinizde veriyi hangi formatta ve ne kadar sürede alabileceğiniz sözleşmede yazıyor mu? Yazmıyorsa o veri fiilen taşınamaz hale geliyor.

Kendi sunucunuzdaki bir sistemde bu soru hiç doğmuyor. Veritabanı sizde, dökümünü istediğiniz an alıyorsunuz.

Özelleştirme tuzağı

ERP satıcıları genelde sistemin özelleştirilebilir olduğunu söylüyor ve bu doğru. Ama özelleştirme iki tür oluyor ve ikisi çok farklı.

Birincisi ayar. Alan ekliyorsunuz, ekran düzenini değiştiriyorsunuz, rapor tanımlıyorsunuz. Bu güvenli, güncellemelerde korunuyor.

İkincisi kod yazmak. Sistemin içine kendi mantığınızı gömüyorsunuz. Burada tehlike şu, her büyük güncellemede o kodun tekrar uyarlanması gerekiyor ve bu iş genelde danışmanlık faturasıyla geliyor. Ağır özelleştirilmiş bir ERP zamanla güncellenemez hale geliyor ve firma eski sürümde kalıyor.

Karar vermeden önce sorulacak beş soru

Hangi işi çözmek istiyorsunuz? Tek cümleyle yazılamıyorsa proje daha başlamadan dağınık demektir.

O işi bugün kim, nasıl yapıyor? Mevcut akış yazılmadan hiçbir sistem doğru kurulmuyor.

Üç yıllık toplam maliyet ne? Lisans, kurulum, danışmanlık ve eğitim dahil.

Verimizi çıkarmak istersek ne oluyor? Cevap sözleşmede yazmalı.

Bu yazılım olmadan işimiz durur mu? Duruyorsa yedek plan baştan konuşulmalı.