Sağlık Turizminde Hasta Yolculuğunu Takip Etmek

Sağlık turizminde çalışan bir klinikte iş büyüdükçe bilgi dağılıyor. Gelen talep mesajlaşma uygulamasında, teklif bir tabloda, uçuş bilgisi birinin e-postasında ve tedavi notu doktorun defterinde duruyor.

Sonuç şu, hastanın süreçte tam olarak nerede olduğunu tek başına kimse söyleyemiyor. Koordinatör soruyor, doktora soruyor, satış ekibine soruyor.

Yolculuk tedaviden çok önce başlıyor

Bu işin diğer kliniklerden farkı burada. Hasta bir reklamı görüyor, mesaj atıyor, fotoğraf gönderiyor, fiyat soruyor ve karar vermesi haftalar sürüyor.

O haftalar boyunca yapılan her görüşme bir kayıt üretmeli. Yeni bir koordinatör devraldığında en son ne konuşulduğunu okuyabilmeli, hastaya aynı şeyi ikinci kez anlattırmamalı. Yurt dışından gelen bir hasta için bu güven doğrudan karar sebebi oluyor.

Talep sessizleştiğinde kimse fark etmiyor

En büyük kayıp burada oluyor. Fiyat verildi, hasta düşüneceğim dedi ve kimse bir daha dönmedi.

Talep bir aşamada duruyorsa ve o aşamanın bir sorumlusu varsa, sessizleşen kayıt listede görünüyor. Takip birinin hatırlamasına bırakıldığında düzensiz oluyor, çünkü aynı anda otuz hastayı takip etmek insan işi değil.

Tarihli görev açılması bunu çözüyor. Günü geldiğinde hatırlatılıyor ve yapılmayan görev listede kalmaya devam ediyor.

Seyahat de tedavinin parçası

Diğer klinik yazılımlarında olmayan kısım bu. Uçuş, otel, transfer, refakatçi ve davet mektubu ayrı bir dosyada değil, aynı hasta kaydının parçası olmalı.

Ayrı tutulduğunda ne oluyor? Hastanın uçuşu değişiyor, koordinatör biliyor ama doktor bilmiyor ve randevu boşa gidiyor. Ya da davet mektubu için gereken bilgi üç ayrı yerden toplanıyor.

Para birimi ve kur

Yurt dışından gelen hastaya kendi para biriminde fiyat veriliyor, tahsilat aylar sonra oluyor.

Burada en sık yapılan hata kuru işlem anında saklamamak. Sonuç olarak geçmiş raporlar her gün değişiyor ve geçen ayın cirosu bu sabah başka görünüyor.

Teklif ve fatura kendi para biriminde duruyor, kur kayıtta sabitleniyor ve raporlama o sabit kuru kullanıyor.

Hasta kendi dilinde görmeli

Bilgilendirme her seferinde elle çevriliyorsa, koordinatörün günü çeviri yapmakla geçiyor ve hata oranı artıyor.

Arayüz ve bilgilendirmeler hastanın kendi dilinde açıldığında bu yük kalkıyor. Aynı zamanda hastanın anlamadığı bir metni onaylaması riski de azalıyor, ki onam söz konusu olduğunda bu ciddi bir konu.

Medikal kayıt ve onam

Muayene, doktor görüşü, reçete, epikriz ve öncesi sonrası fotoğraf arşivi tek kayıtta toplanmalı.

Onamda ise bir ayrıntı atlanıyor. Kimin neye onay verdiği kadar, hangi metin sürümüne onay verdiği de saklanmalı. Metin sonradan değişiyor ve bir itiraz çıktığında hangi sürümün geçerli olduğu sorusu cevapsız kalıyor.

Sağlık verisi özel nitelikli veridir

Bu yazının en önemli başlığı bu ve teknik bir tercih değil, yasal bir zorunluluk.

Erişim rol bazlı olmalı. Doktor kendi hastalarını görmeli, koordinatör satış ve operasyon tarafını, satış ekibi tıbbi kayda hiç erişmemeli. Ayrıca yalnız değişiklik değil okuma da kaydedilmeli, çünkü bir sızıntı şüphesinde cevaplanması gereken soru kimin eriştiği.

Açık rıza kaydı, saklama süresi ve silme yolu sistemin sonradan eklenen değil baştan gelen parçası olmalı. Sağlık verisi e-postayla, şifresiz dökümle ya da adreste jetonla taşınmamalı.

Tedavi sonrası takip

Hasta ülkesine döndükten sonra süreç bitmiyor ama çoğu sistemde orada bitiyor.

Kontrol randevusu, memnuniyet anketi ve uzaktan görüşme kaydı yapısal bir süreç olarak durmalı. Bu hem tıbbi olarak gerekli hem de referansla gelen hasta oranını doğrudan etkiliyor.

Bu bir HBYS değil

Sık gelen soru olduğu için açık yazalım. HBYS, hastane bilgi yönetim sistemi, Sağlık Bakanlığı kayıt ve uyum şartlarına bağlı ayrı bir kategori ve hastanenin resmi kayıt altyapısını kapsıyor.

Burada anlatılan sistem kliniğin kendi hasta, satış, medikal ve operasyon süreçlerini yönetiyor. İkisi çakışmıyor ve gerektiğinde yan yana çalışıyor.