Depoyu Excel ile Yönetmek Ne Zaman Biter?

Depo yazılımı ihtiyacı genelde bir kayıpla ortaya çıkıyor. Bulunamayan bir palet, yanlış gönderilen bir sipariş ya da tutmayan bir sayım.

Oysa o an sorunun başladığı an değil. Sorun aylar önce başlamış ve kimse fark etmemiş oluyor. Aşağıda o işaretleri yazdık.

Excel aslında iyi bir başlangıç

Bunu önce söyleyelim. Kalem sayısı azsa ve stoğu tek kişi güncelliyorsa tablo fazlasıyla yeterli. Yazılım önermiyoruz, gereksiz maliyet çıkarmış oluruz.

Tablonun çöktüğü yer kalem sayısı değil, kişi sayısı. Aynı bilgiyi iki kişi güncellemeye başladığı anda tablo gerçeği göstermeyi bırakıyor.

Birinci işaret, aynı ürün birkaç isimle kayıtlı

Bunu neredeyse her devraldığımız veride görüyoruz. Aynı ürün bir satırda kısaltmayla, başka satırda tam adıyla, üçüncüsünde marka adı önde yazılmış.

Sonuç şu, elinizde kaç adet olduğunu sorduğunuzda üç farklı cevap alıyorsunuz. Sayım tutmuyor ve kimse hangi satırın doğru olduğunu bilmiyor.

Bu aynı zamanda yazılıma geçerken en uzun süren adım. Kodu yazmak günler sürüyor, veriyi temizlemek haftalar.

İkinci işaret, ürünün nerede olduğunu kimse bilmiyor

Stok tablosu genelde kaç adet olduğunu söylüyor ama nerede olduğunu söylemiyor. Küçük depoda sorun değil, çünkü herkes aklında tutuyor.

Depo büyüdüğünde ya da yeni biri işe girdiğinde bu bilgi kayboluyor. Aramaya harcanan süre kimsenin ölçmediği ama en büyük gizli maliyet.

Raf bilgisi olmayan bir sistem arama süresini kısaltmıyor. Sistemi kurarken depoyu gezmeden başlamamızın sebebi bu, rafın nerede olduğu yazılımın nasıl olacağını doğrudan belirliyor.

Üçüncü işaret, sayım günü işin durması

Yılda bir yapılan ve iki gün süren sayım, aslında sistemin gerçeği takip edemediğinin itirafı. Her hareket kayıtlıysa sayım bir doğrulama oluyor, bir keşif değil.

Barkod bu noktada en ucuz çözüm. Elle giriş yapılan her yerde yazım hatası oluşuyor ve sayımda hata oranını düşürmenin en hızlı yolu okuyucu kullanmak.

Dördüncü işaret, olmayan ürünün satılması

Bu özellikle birden fazla kanaldan satanlarda çıkıyor. Mağaza, pazaryeri ve telefonla gelen sipariş aynı stoğu paylaşıyor ama stok tek yerde tutulmuyor.

Sonuç olarak elinizde olmayan ürünü satıyorsunuz. Pazaryerinde bunun cezası var, müşteride ise kaybettiğiniz şey daha pahalı.

Burada kritik olan düşümün nasıl yapıldığı. Önce kontrol edip sonra düşmek, aynı anda gelen iki siparişte iki kez satış yaptırıyor. Düşüm tek bir işlemde yapılmalı.

Geçiş nasıl oluyor

Bir günde olmuyor ve olması da gerekmiyor. Genelde önce mal kabul ve stok hareketiyle başlıyoruz, çünkü kabul aşamasında yapılan bir hata deponun geri kalanına yayılıyor.

Sonra raf ve yerleşim geliyor. En son sipariş toplama, çünkü toplama listesinin doğru sıralanması ancak raf bilgisi oturduktan sonra anlam kazanıyor.

Bir şeyi baştan söylüyoruz. Sistem çalışmadığında işin durmaması için elle çalışma yolu açık kalıyor. İnternet kesildiğinde depo duramaz.

Beşinci işaret, iade ve fire kaydı yok

Stok tablolarının çoğu giriş ve çıkışı tutuyor ama iadeyi, hasarlı malı ve numune olarak verileni tutmuyor. Bunlar küçük rakamlar gibi görünüyor ve yıl sonunda toplamı şaşırtıyor.

İade aslında satışın tersi değil, kendi akışı olan ayrı bir süreç. Ürün geri geldi mi, stoğa girdi mi, girdiyse satılabilir durumda mı. Üçü ayrı sorular ve ayrı ayrı izlenmesi gerekiyor.

Altıncı işaret, kim ne zaman değiştirdi bilinmiyor

Bir rakam beklenmedik şekilde değiştiğinde tabloda bunu kimin yaptığını göremiyorsunuz. Sürüm geçmişi varsa bile pratikte kimse bakmıyor.

Hareket bazlı bir sistemde her değişiklik bir kayıt üretiyor ve geriye dönük soru sorulabiliyor. Bu, suçlu aramak için değil, hatanın nerede başladığını bulmak için gerekiyor.

Depoda çalışanın ekranı farklıdır

Bu, gördüğümüz en sık tasarım hatası. Ofiste oturan biri için yazılmış bir ekran depoya konuyor ve kimse kullanmıyor.

Depoda çalışan kişi ayakta, elinde terminal ya da telefon, çoğu zaman eldivenli. Küçük butonlar, uzun formlar ve çok adımlı akışlar orada çalışmıyor.

Aynı sistemin iki farklı yüzü oluyor. Ofis tarafı detaylı, depo tarafı büyük butonlu ve az adımlı. Bunu ayırmadan kurulan sistemler genelde elle tutulan bir deftere geri dönüyor.

Geçişte en çok sorulan soru

Muhasebe programımızla konuşur mu? Programın dışarıya açık bir bağlantısı varsa evet. Yoksa aktarım dosyayla yapılabiliyor.

Asıl karar teknik değil. Hangi tarafın doğruyu söylediğini baştan belirlemek gerekiyor. Stok gerçeği depo sisteminde mi yoksa muhasebede mi? İkisi de yazabiliyorsa ve kural yoksa, birkaç ay içinde ikisi ayrışıyor ve hangisine güveneceğinizi bilemiyorsunuz.