Tahsilat Takibi Neden Bir Süre Sonra Tutmuyor?

Ay sonu geliyor ve kimse net rakamı söyleyemiyor. Ciro belli ama tahsil edilen belli değil, kimin borcu kaldığı hiç belli değil.

Bu tablo genelde disiplinsizlikten değil, kaydın parçalanmış olmasından çıkıyor. Teklif bir tabloda, fatura muhasebede, gelen ödeme banka ekstresinde ve bunları birleştiren tek yer birinin hafızası.

Tahsilat tek bir rakam değil

En sık gördüğümüz hata bu. Satış kaydında tek bir tutar alanı var ve gerçek hayat oraya sığmıyor.

Alınan kapora, kalan taksitler, güncel bakiye ve gecikmiş kısım ayrı ayrı bilgiler. Hepsini tek rakamla takip etmeye çalıştığınızda, kısmi ödeme geldiği anda sistem bozuluyor ve kenara not alınmaya başlanıyor.

Bir ödeme girildiğinde bakiyenin kendiliğinden düşmesi gerekiyor. Elle hesaplanan bakiye, bir kişinin bir kez unutmasıyla yanlışa dönüşüyor ve sonrası düzelmiyor.

Teklifin hangi sürümü gönderildi

Müşteri genelde ikinci ya da üçüncü sürümü hatırlıyor, siz birincisini. İtiraz tam olarak burada çıkıyor.

Teklifin sürümlenmesi karmaşık bir özellik değil ama çok iş kurtarıyor. Hangi tarihte hangi kalemlerle ne gönderildiği kayıtlı kalıyor ve tartışma bir dakikada kapanıyor.

Faturanın neye bağlı olduğu

Kesilen faturanın hangi satışa, o satışın hangi teklife ve gelen ödemenin hangi faturaya ait olduğu bağlı değilse, mutabakat elle yapılıyor demektir.

Elle yapılan mutabakat küçük firmada işliyor. Müşteri sayısı arttığında ise ayın ilk haftası tamamen buna gidiyor ve o hafta hiç kimse satış yapmıyor.

Vadesi geçen kendiliğinden öne çıkmalı

Gecikmiş ödemeyi bulmak için rapor açmak gerekiyorsa, o rapor haftada bir açılıyor demektir. Oysa gecikmenin maliyeti günlük.

Vadesi geçen kaydın listede kendiliğinden öne çıkması, kimin arayacağının ve ne zaman arayacağının görev olarak açılabilmesi gerekiyor. Takip birinin hatırlamasına kaldığı sürece düzensiz oluyor.

Farklı para birimiyle satıyorsanız

Burada en sık yapılan hata kuru işlem anında saklamamak. Teklif dolarla verildi, tahsilat üç ay sonra geldi ve rapor bugünkü kuru kullanıyor.

Sonuç şu, geçmiş raporlarınız her gün değişiyor. Geçen ayın cirosu bu sabah başka görünüyor ve kimse rakama güvenmiyor.

Satış anındaki kur kayıtta saklanmalı. Raporlama için tek para birimine çevirirken o sabit kur kullanılıyor, bugünkü değil.

Para nasıl tutulmalı

Teknik ama sonucu doğrudan etkileyen bir konu. Parayı ondalıklı sayı olarak tutmak, küçük yuvarlama hatalarının zamanla birikmesine yol açıyor.

Biz parayı kuruş cinsinden tam sayı olarak tutuyoruz. Yüz lira on bin olarak yazılıyor ve hiçbir toplamda sapma oluşmuyor. Bu, sonradan düzeltmesi çok zor olan bir tercih, o yüzden ilk günde doğru yapılıyor.

Muhasebe programının yerini almıyor

Bunu açıkça söyleyelim. Muhasebe programı resmi defteri tutuyor ve onu değiştirmeye gerek yok.

Bu tür bir sistem günlük takibi yapıyor. İkisi yan yana çalışıyor ve aradaki aktarım baştan planlanıyor. Aynısı ERP için de geçerli, bu bir ERP değil, ERP ile konuşan bir parça.

Karar verilmesi gereken tek şey hangi tarafın doğruyu söylediği. Aynı kaydı ikisi birden değiştirebiliyorsa ve kural yazılmamışsa, birkaç ay içinde ayrışıyorlar.

E-fatura nerede duruyor

Resmi e-fatura kesimi yetkili bir entegratör üzerinden yapılıyor, sistem onu kendi başına yapmıyor.

Yapabildiği şey fatura kaydını tutmak ve o entegratöre bağlanmak. Bu bağlantı ayrı bir iş olarak planlanıyor ve hangi entegratörü kullandığınızı baştan bilmek gerekiyor.

Kim neyi görecek

Ciro ve kârlılık herkesin göreceği bilgi değil. Satışçı kendi müşterisinin bakiyesini görürken, bütün firmanın rakamını görmesi gerekmiyor.

Bu bir güven meselesi değil, sınır meselesi. Herkesin her şeyi gördüğü bir sistem, bir gün biri ayrıldığında en geniş zararı veriyor.

Kısmi ödeme her şeyi bozan yerdir

Sistemlerin çoğu tam ödemeyi iyi yönetiyor. Bozulma kısmi ödemede başlıyor.

Müşteri on bin liralık faturaya dört bin yatırıyor. Fatura kapanmadı ama tamamen açık da değil. Bu ara durum tabloda yok, o yüzden biri kenara not alıyor ve o not hiçbir rapora girmiyor.

Ödemeyi faturadan ayrı bir kayıt olarak tutmak bunu çözüyor. Bir faturaya birden fazla ödeme bağlanabiliyor, bakiye kendiliğinden çıkıyor ve kimse hesap yapmıyor.

Tutarı kim hesaplıyor

Teknik gibi görünen ama doğrudan para kaybettiren bir konu. Ödenecek tutar tarayıcıdan geliyorsa, o tutar değiştirilebiliyor demektir.

Tutar her zaman sunucuda hesaplanıyor. İstemcinin gönderdiği fiyata güvenilmiyor. Bu, e-ticaret tarafında çok bilinen bir kural ama kurumsal tahsilat ekranlarında sık atlanıyor.

Kim girdi sorusu

Bir tahsilat kaydı sonradan değiştirildiğinde bunu kimin yaptığı görünmüyorsa, hata bulunamıyor.

Her ödeme kaydı kim girdi ve ne zaman girdi bilgisiyle duruyor. Bu, kimseyi suçlamak için değil, yanlışın nerede başladığını bulmak için. Rakam tutmadığında bakılacak ilk yer burası oluyor.

Nereden başlanır

Tamamını bir anda kurmak gerekmiyor. Genelde teklif ve satış kaydıyla başlıyoruz, çünkü zincirin başı orası.

Sonra ödeme ve bakiye geliyor. Fatura bağı ve muhasebe aktarımı en son, çünkü o adım karşı tarafın ne verdiğine bağlı ve tek başımıza karar veremiyoruz.